ثبت قرارداد آنلاین شرکت ها در سامانه فیش حقوقی 98

در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها، فرآیند تهیه، ارسال، امضا و بایگانی قراردادهای پرسنلی همچنان به‌صورت دستی انجام می‌شود. این روش علاوه بر صرف زمان و هزینه زیاد، احتمال بروز خطا، گم‌شدن اسناد و مشکلات مربوط به پیگیری وضعیت قراردادها را نیز افزایش می‌دهد ، اما با امضا آنلاین قرارداد دیگر نگران گم شدن ، خروجی پی دی اف ، چاپ قرارداد ، هدر رفت زمان برای پیدا کردن قرار داد، دسترسی کارکنان به قرارداد و یا مشکلات حقوقی و… نخواهید بود . این امکان در سامانه فیش حقوقی 98 با هدف هوشمندسازی فرآیندهای منابع انسانی، قابلیت جدید ثبت قرارداد آنلاین پرسنل اضافه شده است. این بخش به مدیران اجازه می‌دهد قراردادهای کارکنان را به‌صورت گروهی ثبت کرده، برای امضا ارسال کنند و نسخه نهایی امضاشده را در قالب PDF دریافت نمایند.

در ادامه افزودن ویژگی‌های جدید به سامانه فیش حقوقی بخش جدیدی را برای ثبت قرارداد پرسنل از طریق فایل اکسل و امضا آن طراحی کردیم که در ویدیویی که در ادامه برای شما آورده‌ایم می توانید این آموزش و قابلیت‌ها را در آن مشاهده کنید.

ثبت قرارداد پرسنل تنها در چند مرحله

سیستم ثبت قرارداد آنلاین فیش 98 به گونه‌ای طراحی شده است که مدیران بتوانند بدون نیاز به ورود دستی اطلاعات هر کارمند، قراردادهای مورد نیاز را به‌صورت انبوه ایجاد و مدیریت کنند.

مراحل کلی کار به شرح زیر است:

1. ورود اطلاعات پرسنل از طریق فایل اکسل
2. تعریف متن قرارداد مورد نظر
3. ارسال پیامک برای کارکنان
4. مشاهده و امضای قرارداد توسط پرسنل
5. دریافت فایل PDF قرارداد امضاشده

ورود اطلاعات از طریق فایل اکسل

یکی از مهم‌ترین امکانات این بخش، قابلیت ورود اطلاعات پرسنل از فایل Excel است.

مدیران می‌توانند اطلاعات مورد نیاز مانند:

• نام و نام خانوادگی
• کد ملی
• شماره موبایل
• عنوان شغلی
• تاریخ شروع و پایان قرارداد
• حقوق و مزایا
• سایر اطلاعات مورد نیاز

را در قالب فایل اکسل وارد سامانه کنند.

این قابلیت باعث می‌شود ثبت قرارداد برای تعداد زیادی از کارکنان تنها در چند دقیقه انجام شود و نیازی به ورود دستی اطلاعات وجود نداشته باشد.

تعریف متن دلخواه قرارداد

هر سازمان ممکن است از قالب قرارداد متفاوتی استفاده کند. به همین دلیل در سامانه فیش 98 امکان تعریف متن دلخواه قرارداد فراهم شده است.

مدیران می‌توانند متن کامل قرارداد را وارد کرده و بخش‌های متغیر مانند:

• نام پرسنل
• شماره قرارداد
• تاریخ قرارداد
• مبلغ حقوق
• عنوان شغلی

را به‌صورت خودکار از اطلاعات ثبت‌شده پر کنند.

این ویژگی باعث می‌شود تمامی قراردادها با یک قالب استاندارد و بدون خطا تولید شوند.

ارسال پیامک تایید و امضای قرارداد

پس از ثبت قرارداد، سامانه به‌صورت خودکار برای هر کارمند پیامک ارسال می‌کند.

در این پیامک لینک اختصاصی قرارداد قرار دارد و پرسنل می‌توانند بدون نیاز به مراجعه حضوری، قرارداد خود را مشاهده کنند.

مزایای این روش:

• کاهش مراجعات حضوری
• تسریع فرآیند امضا
• اطلاع‌رسانی سریع به کارکنان
• امکان پیگیری وضعیت قراردادها

امضای آنلاین قرارداد توسط پرسنل

کارکنان پس از دریافت پیامک می‌توانند وارد صفحه قرارداد شوند و متن آن را به‌طور کامل مطالعه کنند.

پس از تایید مفاد قرارداد، امکان ثبت امضای آنلاین فراهم است و وضعیت قرارداد در سامانه به‌صورت خودکار به‌روزرسانی می‌شود.

مدیران نیز می‌توانند مشاهده کنند که:

• قرارداد ارسال شده است
• قرارداد مشاهده شده است
• قرارداد امضا شده است
• قرارداد در انتظار اقدام پرسنل است

دریافت خروجی PDF قرارداد

پس از تکمیل فرآیند امضا، نسخه نهایی قرارداد در قالب PDF تولید می‌شود.

برای هر پرسنل یک فایل PDF مجزا قابل دریافت است که شامل:

• اطلاعات قرارداد
• مشخصات پرسنل
• متن کامل قرارداد
• تاریخ ثبت
• وضعیت تایید
• امضای ثبت‌شده

می‌باشد.

این فایل‌ها می‌توانند برای بایگانی الکترونیکی یا چاپ مورد استفاده قرار گیرند.

آموزش ویدیویی کار با بخش ثبت قرارداد

برای سهولت استفاده از این قابلیت، آموزش ویدیویی کامل نیز در سامانه قرار گرفته است.

در این آموزش مراحل زیر به‌صورت گام‌به‌گام توضیح داده می‌شود:

• آماده‌سازی فایل اکسل
• بارگذاری اطلاعات
• تعریف متن قرارداد
• ارسال پیامک
• مشاهده وضعیت قراردادها
• دریافت فایل PDF

به این ترتیب مدیران و کارشناسان منابع انسانی می‌توانند در کوتاه‌ترین زمان با تمامی امکانات سیستم آشنا شوند.

مزایای ثبت قرارداد آنلاین در فیش 98

استفاده از این قابلیت مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد:

• کاهش چشمگیر زمان ثبت قراردادها
• حذف فرآیندهای کاغذی
• مدیریت متمرکز قراردادهای پرسنلی
• کاهش خطاهای انسانی
• امکان پیگیری وضعیت قراردادها
• بایگانی دیجیتال اسناد
• دسترسی سریع به فایل‌های PDF
• افزایش سرعت و دقت واحد منابع انسانی

جمع‌بندی

قابلیت ثبت قرارداد آنلاین در سامانه فیش حقوقی 98 راهکاری نوین برای مدیریت قراردادهای پرسنلی است. از ورود اطلاعات از طریق اکسل گرفته تا ارسال پیامک، امضای آنلاین و دریافت PDF نهایی، تمامی مراحل در یک سامانه یکپارچه انجام می‌شود.

اگر به دنبال کاهش هزینه‌های اداری، افزایش سرعت انجام امور منابع انسانی و حذف فرآیندهای سنتی هستید، بخش ثبت قرارداد آنلاین فیش 98 می‌تواند راهکاری مناسب و کاربردی برای سازمان شما باشد.